Komunikacja wewnętrzna to święty Graal każdej organizacji. Czy komunikacja wewnętrzna to sprawa zarządu? Zdarzyło Ci się, że osoba zarządzająca na słowo „komunikacja” reagowała przewracając oczami? Mnie tak. W końcu czym jest komunikacja wobec twardego biznesu?
W tym podcaście przedstawiam, jak komunikacja wewnętrzna traktowana po macoszemu może stać się początkiem końca organizacji i to w wielu wymiarach: zarządzania zespołem, realizacji strategii, kultury organizacyjnej.
Zainwestuj 15 minut w refleksję nad komunikacją wewnętrzną w Twojej firmie, oto 222 odcinek #gregalbrechtpodcast.
Spis treści
- Co to jest komunikacja wewnętrzna?
- Dlaczego brak przepływu informacji to poważny błąd
- Feedback – jaką ma rolę w biznesie
- Strategia firmy – istotny element w komunikacji wewnętrznej
- Sytuacje kryzysowe – dlaczego tak ważna jest komunikacja
- Rekomendacje dla firmy – efekt dobrej komunikacji wewnętrznej
Komunikacja wewnętrzna staje się kluczowym aspektem dla rozwoju firmy. To święty Grall każdej organizacji. Dlaczego?
- Pierwszy krok – mamy produkt, którego klienci potrzebują, mamy usługi.
- W drugim kroku budujemy zespół. Firma może już funkcjonować, ale czy to jest wszystko?
- W trzecim kroku pojawia się to, co jest bardzo istotne, czyli komunikacja wewnętrzna.
- Jeżeli na etapie tworzenia produktu, budowania zespołu, nie zaczniemy pracować nad tym, w jakim sposób przepływają informacje w naszej organizacji, to kiedy firma się rozrośnie, ciężko będzie nadrobić te zaniedbania. Komunikacja powinna być wypracowana od samego początku.
- Nawet w firmie, w której jest pięć osób, trzeba o to zadbać.
Co to jest komunikacja wewnętrzna?
- To procesy, których celem jest to, by ludzie z różnych części organizacji wymieniali się informacjami w sposób efektywny, skuteczny. Dzięki temu zrozumienie informacji będzie spójne niezależnie od roli, lokalizacji i innych aspektów.
- Ważne, by zarówno dyrektor finansowy, jak i handlowiec czy pracownik linii produkcyjnej, tak samo rozumieli to, co firma robi, dokąd zmierza, jakie ma wyzwania. Ważne też, by przepływ informacji sprawnie działał w każdym kierunku – z góry na dół, z dołu na górę, w boki… Dzięki temu można szybko reagować na wyzwania, szybko wprowadzać zmiany, ale też, by każdy będzie podejmował właściwe decyzje.
Brak przepływu informacji – pierwszy błąd w komunikacji wewnętrznej
- Zaczyna się, gdy firma się rozwija, każdy jest w innym miejscu. I jeżeli nie stworzymy modelu do tego, by ludzie w firmie w sposób naturalny i na bieżąco się komunikowali, to praca stanie się mniej efektywna. Trzeba szczególnie zadbać o model komunikacji, gdy nie pracujemy regularnie w biurze, pracownicy są w różnych miejscach.
- Ludzie przestaną mieć chęć do komunikowania się, jeżeli nie będziemy tego wspierać dobrym modelem.
Blokada dla feedbacku – błąd w komunikacji wewnętrznej
- Blokada dla feedbacku pojawia się wtedy, gdy w organizacji nie ma otwartości na udzielanie sobie nawzajem informacji zwrotnej. Tu szczególnie ważna jest rola osób zarządzających. Na przykład: szef sprzedaży podejmuje jakąś decyzje, wprowadza w życie zasady, ale sprzedawcy ze swojej praktyki wiedzą, że to nie jest właściwe, nie zadziała. Jednak boją się tej informacji przekazać, ponieważ nie chcą mówić szefowi, jak ma pracować.
- To duży błąd. Bywa bardzo kosztowny, bo od momentu wprowadzenia zmian w życie do momentu, kiedy okaże się, że to rzeczywiście nie działa, może upłynąć wiele czasu. Zupełnie niepotrzebne straty czasu i pieniędzy…
- Jak tego uniknąć? To rola zarządzającego, by otwarcie mówić o swoich problemach, niedoskonałościach i stymulować do tego, by ludzie dzielili się swoim feedbackiem, wręcz promować sytuacje, kiedy feedback został udzielony.
- Zachęcam także do organizowania rotacji pracowników między zespołami. To pomaga zrozumieć potrzeby każdego działu, specyfikę pracy, a co za tym idzie pozytywnie wpływa na komunikację wewnętrzną w firmie. To także sposób na uniknięcie sytuacji, gdy poszczególne działy zaczynają działać na zasadzie silosów, czyli każdy pracuje w oderwaniu od innych działów w firmie.
Niezrozumienie strategii
- Jeżeli zespół nie rozumie strategii firmy, bo powstała ona tylko w głowach członków zarządu, została zakomunikowana zespołowi bez wytłumaczenia, to jak ludzie mają pracować efektywnie?
- Nie jest dobrą drogą zarządzanie poprzez instrukcje, bo nie ma możliwości opisania działania całego biznesu. Dlatego bardzo efektywne jest jasne wytłumaczenie zasad, którymi zarząd kieruje się podejmując decyzje. Wtedy pracownicy wiedzą, jak przełożyć tę strategię na działania i mogą podejmować decyzje samodzielnie, bez konsultacji z szefem.
- Podczas omawiania strategii rekomenduję otwarte dialogi, możliwość zgłaszana swoich uwag, zadawania pytań.
- Pracownicy nie powinni mieć poczucia, że strategia to rola/sprawa zarządu.
- W komunikacji wewnętrznej sprawdza się metoda zdartej płyty. To, że dla zarządu pewne rzeczy wydają się oczywiste, nie znaczy, że tak samo widzą je inne osoby w zespole. Wielokrotne powtarzanie celów firmy, jej strategii, wartości itp. pozwala ludziom w zespole lepiej je zrozumieć, a w konsekwencji podejmować samodzielnie dobre decyzje.
Wyzwanie z sytuacjach kryzysowych
- Kanał komunikacji jest niezbędny do radzenia sobie z kryzysami. Każdy z wyżej omówionych punktów wpływa na sprawność komunikacji na co dzień, a tym samym usprawnia komunikację w sytuacjach kryzysowych. Mam tu na myśli takie sytuacje, jak zwolnienia pracowników, czy konieczność wykonania dużych zmian w firmie, co miało miejsce np. podczas pandemii. Wtedy widać, jak działa komunikacja wewnątrz firmy.
- W sytuacja kryzysowych najlepiej komunikować jasno, przekazy formułować tak, by nie były suche, zdawkowe, by nie pozostawiały zespołowi pola do domysłów.
- Sytuacje kryzysowe pokazują prawdę o zarządzaniu, o zespole. Konieczne jest więc przygotowanie procesów komunikacji wewnętrznej, budowanie zaufania zanim przyjdą kryzysy.
Rekomendacje dla firmy a komunikacja wewnętrzna
Powyższe cztery punkty przekładają się na rekomendowanie naszej firmy na zewnątrz i wewnątrz. Zadowoleni członkowie zespołów pracują z satysfakcją, nie zmieniają pracy, a za tym idzie stabilność firmy, brak konieczności przeprowadzania częstych rekrutacji.
Z drugiej strony, gdy potrzebne są nowe osoby, to nasi pracownicy są na zewnątrz ambasadorami firmy, dając dobre rekomendacje. Zatem kiedy trzeba będzie zrekrutować osobę, o którą trzeba zawalczyć, najprawdopodobniej wygramy, bo jesteśmy postrzegani jako dobra firma.
Podsumowując:
- Zarządzający odpowiada za komunikację wewnętrzną.
- Rolą zarządzających jest promowanie dobrych praktyk.
- Rozwijanie kompetencji komunikacyjnych jest niezbędne, by dobrze zarządzać zespołem.
- Zbudowanie jasnych kanałów komunikacji w każdym kierunku organizacji to konieczność.
Komunikacja wewnętrzna cementuje firmę. Nawet jeżeli firma oferuje dobry produkt, na który jest popyt, a zespół ludzi potrafi go wyprodukować i sprzedać, nie ma natomiast dobrze wypracowanej komunikacji wewnętrznej, może dojść do problemów. Pojawią się takie opóźnienia i nieporozumienia, że nie będzie czasu i przestrzeni na rozwój, doskonalenie i przy najbliższej okazji firma zostanie wykolejona…
Przy tej okazji zachęcam do kontaktu z nami – zespołem Albrecht&Partners. Pomagamy m.in. w zbudowaniu modelu komunikacji wewnętrznej w firmach.
Chcesz otrzymywać bezpłatnie najciekawsze materiały, które pomogą Ci lepiej prowadzić biznes i optymalnie rozwijać karierę?
Zapisz się na www.gregalbrecht.io/klub, a co piątek znajdziesz w skrzynce garść inspirujących materiałów ze świata. Dołącz do tysięcy subskrybentów. W razie czego, zawsze możesz wypisać się jednym kliknięciem.
Szukasz wsparcia w prowadzeniu biznesu? Chcesz zostać partnerem podcastu? Poznaj Albrecht&Partners i umów się na rozmowę: www.albrechtpartners.com
