Czy zdarzyło Ci się kiedyś wyjść ze spotkania zarządu i mieć wrażenie, że to był stracony czas? Czy czułeś, że nie było żadnych konkretnych konkluzji i nic się nie wydarzyło? Spotkania zarządu mogą być czasochłonne i nieefektywne, ale istnieją sposoby, aby je usprawnić i uczynić bardziej wartościowymi.
Partnerzy Greg Albrecht Podcast:
Formeds – Odbierz 20% rabatu na suplementy formeds z kodem GREG20. Popraw swoją wydajność, formę i samopoczucie z pomocą wysokiej klasy polskich produktów ze 100% czystym składem, optymalnymi dawkami składników aktywnych i jakości potwierdzonej przez niezależne laboratoria.
Wspierając naszych partnerów, wspierasz rozwój podcastu!
Spis treści:
- Relacje między członkami zarządu
- Cele spotkań zarządu
- Planowanie agency spotkań zarządu
- Skład spotkań
- Alternatywne kanały komunikacji
- Komunikacja i zaufanie
- Podsumowanie – Jak zorganizować efektywne spotkania zarządu?
Relacje między członkami zarządu
Pierwszym krokiem do efektywnych spotkań zarządu jest budowanie dobrych relacji między członkami zarządu. Jeśli nie ma zaufania i otwartości w komunikacji, spotkania będą mniej skuteczne. Dlatego ważne jest, aby członkowie zarządu mieli zaufanie do siebie i czuli, że grają do jednej bramki. Relacje te można budować poprzez regularne spotkania, wspólne lunchy czy kolacje, gdzie można lepiej się poznać i zbudować więzi.
Cele spotkań zarządu
Kolejnym ważnym elementem jest określenie celów spotkań zarządu. Często spotkania odbywają się tylko dlatego, że zawsze tak było, ale to nie jest wystarczający powód. Warto zastanowić się, po co się spotykać i jakie cele chcemy osiągnąć. Widzę co najmniej cztery typy podejść do powodów organizacji spotkań zarządu.
- przekazanie informacji
- podjęcie decyzji
- konsultacje
- budowanie relacji
Określenie celów pomoże w skoncentrowaniu się na najważniejszych zagadnieniach i uniknięciu marnowania czasu na nieistotne tematy.
Jak zaplanować efektywne spotkania zarządu?
1. Planowanie agendy
Agenda powinna być zaplanowana wcześniej i być nienaruszalna. Dobrze, gdyby pojawiła się jedna osoba odpowiedzialna za agendę i w sposób twardy pilnowała jej przestrzegania. Warto określić czas na poszczególne tematy i trzymać się go. Skracanie spotkań do najważniejszych elementów pozwoli zaoszczędzić czas i skupić się na istotnych zagadnieniach.
2. Skład spotkań
Warto ustalić minimalne, niezbędne grono osób, które powinny brać udział w spotkaniu. Często spotkania są zbyt liczne, co prowadzi do marnowania czasu i utrudnia efektywną współpracę. Zastanów się, kto jest naprawdę niezbędny do rozwiązania danego zagadnienia i ogranicz liczbę uczestników spotkania tylko do tych osób.
3. Alternatywne kanały komunikacji
Dodatkowo, warto rozważyć alternatywne kanały komunikacji, które mogą wspierać komunikację w całej organizacji i oszczędzać czas na spotkaniach zarządu. Może to być komunikacja wideo od członków zarządu do całej organizacji, spotkania dla całej organizacji z prezesem czy komunikacja asynchroniczna przed spotkaniem. Wprowadzenie tych kanałów komunikacji może pomóc zaoszczędzić czas i lepiej podejmować decyzje.
4. Komunikacja i zaufanie
Ostatnim ważnym elementem jest komunikacja i zaufanie w zespole zarządzającym. Ważne jest, aby członkowie zarządu byli otwarci na feedback i umieli mówić wprost w intencji poprawy drugiej osoby. Komunikacja powinna być transparentna i jasna, a zaufanie powinno być budowane poprzez konsekwentne działania i uczciwość.
Istotne jest również, aby członkowie zarządu zgadzali się na decyzje podjęte na spotkaniu i wspierali je na zewnątrz, nawet jeśli się z nimi nie zgadzają i wspierali to, co wspólnie zostało wypracowane jako drużyna. Bardzo duży błąd wielu osób to podminowywanie autorytetu ciała, jakim jest zarząd, poprzez członków zarządu w swoich zespołach po godzinach, który potem powoduje, że w tym monolicie teamu zarządzającego tworzą się pęknięcia, on się kruszy i z tego może dojść najgorszego, czyli rozpadu autorytetu i efektywności.
Podsumowanie – Jak zorganizować efektywne spotkania zarządu?
Spotkania zarządu mogą być efektywne i wartościowe, jeśli odpowiednio je zorganizujemy. Budowanie dobrych relacji, określenie celów spotkań, planowanie agendy, odpowiedni skład spotkań, alternatywne kanały komunikacji oraz komunikacja i zaufanie w zespole zarządzającym są kluczowymi elementami. Wprowadzenie tych zmian może pomóc w usprawnieniu spotkań zarządu i zwiększeniu ich efektywności.
